Trong thế giới công nghệ thông tin hiện đại, Add-ins trong Microsoft Office không chỉ là công cụ, mà còn là đối tác đắc lực trong công việc hàng ngày của người dùng. Bài viết này sẽ hướng dẫn người dùng cách tận dụng tối đa các tiện ích này.
Tối ưu hóa công việc với TOP 15 Add-ins trong Microsoft Office
Add-ins trong Microsoft Office, được biết đến là các tiện ích mở rộng hay ứng dụng bổ sung, đóng một vai trò không thể thiếu trong việc tăng thêm chức năng cho các ứng dụng Office.
Chúng không chỉ là sản phẩm sáng tạo của riêng Microsoft mà còn từ cộng đồng lập trình viên toàn cầu. Với nguồn Add-ins đa dạng, người dùng có thể tùy chỉnh và nâng cấp bộ ứng dụng Office theo nhu cầu cá nhân hoặc yêu cầu nghề nghiệp của mình.
Lấy ví dụ, việc tích hợp Add-in như Grammarly vào Microsoft Word sẽ giúp người dùng kiểm tra và sửa chữa các lỗi chính tả và ngữ pháp, trong khi Add-in như Wikipedia lại hỗ trợ trích dẫn thông tin trên web một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Sự kết hợp giữa các Add-ins trong Microsoft Office không chỉ làm phong phú thêm chức năng mà còn tối ưu hóa hiệu suất làm việc, giúp đáp ứng các nhu cầu đa dạng của người dùng.
Vai trò của Add-in trong Microsoft Office
- Mở rộng tính năng và tăng hiệu suất: Add-ins trong Microsoft Office mở rộng các chức năng mà không làm phức tạp giao diện các ứng dụng. Nhờ vậy, người dùng có thể làm việc hiệu quả hơn với các công cụ quen thuộc.
- Cá nhân hóa nhằm phù hợp nhu cầu: Người dùng có thể tùy chỉnh bộ ứng dụng Office với Add-ins phù hợp với nhu cầu cá nhân. Cho dù đó là nhu cầu về ngôn ngữ, quản lý dữ liệu, hay tạo biểu đồ, các Add-ins trong Microsoft Office đều có khả năng đáp ứng.
- Tiết kiệm thời gian: Thêm vào đó, các Add-ins này thường dễ dàng truy cập và sử dụng. Việc cài đặt và tích hợp chúng vào Office thường rất đơn giản, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.
- Trợ thủ trong công việc và học tập: Ngoài ra, các Add-ins trong Microsoft Office còn giúp hỗ trợ cho việc nghiên cứu, tổ chức thông tin và thậm chí là giao tiếp và hợp tác.
Hướng dẫn cách tìm và cài đặt Add-in
Để tích hợp Add-ins vào Microsoft Office, người dùng có thể làm theo các bước đơn giản sau:
- Bước 1: Thêm Add-ins vào Microsoft Office: Đầu tiên, mở ứng dụng Office mà mình muốn thêm Add-ins, có thể là Word, Excel, hoặc PowerPoint. Tiếp theo, tại góc trên cùng bên phải của ứng dụng, chọn Sign in và đăng nhập bằng tài khoản Office.
- Bước 2: Tìm và chọn Add-ins: Sau khi đăng nhập, vào phần Insert rồi chọn My Add-ins, hoặc chọn File sau đó Get Add-ins để truy cập thư viện Add-ins. Tại đây, người dùng có thể chọn Add cho bất kỳ Add-ins nào họ muốn, từ Pickit, Wikipedia, đến MathType. Nếu không tìm thấy Add-ins cần thiết, chọn More add-ins để xem danh sách đầy đủ hơn.
- Bước 3: Tải Add-ins từ kho ứng dụng Microsoft: Nếu Add-ins mong muốn không hiển thị trong danh sách More add-ins, người dùng cần truy cập kho ứng dụng Microsoft AppSource. Sau đó, nhập tên Add-ins cần tìm vào thanh tìm kiếm, chọn Add-ins từ kết quả đề xuất và nhấp Get it now.
- Bước 4: Hoàn tất quá trình cài đặt: Sau khi đăng nhập vào tài khoản Microsoft và tải xuống, nếu có thông báo xác nhận, hãy chọn Trust this add-in để đảm bảo an toàn. Cuối cùng, quay lại ứng dụng Office, vào Insert > My Add-ins và chọn Add cho Add-ins vừa được tải về.
Bí quyết quản lý và tối ưu hóa Add-in trong Microsoft Office
Lưu trữ Add-in trong bộ nhớ máy
Khi người dùng muốn lưu trữ Add-ins trong Microsoft Office vào bộ nhớ máy, thì có thể chọn bất kỳ vị trí nào phù hợp.
Tuy nhiên, để thuận tiện trong việc quản lý và truy cập, khuyến nghị là nên lưu chúng trong thư mục mặc định dành cho Add-ins của Office. Vị trí cụ thể của thư mục này có thể thay đổi tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành đang được sử dụng.
Trong hệ điều hành Windows, có một thư mục chính thức được thiết lập sẵn để lưu trữ các tệp Add-in. Thông thường, địa chỉ của thư mục này sẽ là:
C:\Users[tên người dùng]\AppData\Roaming\Microsoft\AddIns
Với [tên người dùng] là tên tài khoản Windows mà người dùng đang sử dụng.
Thiết lập đường dẫn trong Office để nhận diện Add-in
Để Office có thể dễ dàng nhận diện Add-ins, người dùng cần thiết lập đường dẫn chính xác nơi chứa tệp Add-in. Quy trình này khá đơn giản và nhanh chóng:
- Bắt đầu bằng cách nhấp vào tab Developer trên thanh công cụ.
- Tiếp theo, chọn nút Add-ins để mở hộp thoại liên quan. Tại đây, người dùng chọn Browse… để mở cửa sổ Windows Explorer.
- Trong Windows Explorer, hệ thống sẽ tự động định hướng đến thư mục chứa tệp Add-in của Office. Người dùng chỉ cần tìm và chọn tệp Add-in mà mình mong muốn, sau đó nhấp vào OK.
- Cuối cùng, đảm bảo rằng Add-in mới được thêm đã được kiểm tra thông qua các hộp kiểm tùy chọn trên cửa sổ. Sau khi hoàn tất, nhấp OK một lần nữa để hoàn thành quá trình cài đặt.
Cách tạm dừng hoạt động của Add-in cụ thể
Có lúc người dùng có thể muốn tạm thời dừng hoạt động của một Add-in cụ thể trong Microsoft Office. Người dùng thực hiện dễ dàng theo các bước:
- Đầu tiên, truy cập lại hộp thoại Add-ins đã sử dụng trước đó. Trong hộp thoại này, người dùng chỉ cần bỏ chọn tên của Add-in mà họ muốn dừng.
- Cuối cùng, chọn OK để xác nhận thay đổi. Quá trình này rất nhanh chóng và không cần thao tác phức tạp.
Sau khi thực hiện, Add-in đó sẽ tự động biến mất khỏi cửa sổ làm việc hiện tại. Điều này có nghĩa là nó sẽ không còn hoạt động hoặc khởi động tự động trong các lần sử dụng ứng dụng sau này, cho đến khi người dùng kích hoạt lại.
Hướng dẫn gỡ bỏ Add-in khỏi máy tính
Các bước gỡ bỏ Add-ins trong Microsoft Office
- Khi muốn gỡ bỏ hoàn toàn các Add-ins trong Microsoft Office khỏi máy tính, đầu tiên người dùng cần tắt chương trình Office đang sử dụng. Đối với ví dụ này, giả sử là chương trình Excel (các chương trình khác tương tự).
- Tiếp theo, người dùng cần xóa bỏ tệp Add-in khỏi thư mục chứa nó, hoặc chuyển nó đến một thư mục khác. Hành động này giúp loại bỏ tệp ra khỏi vị trí mà Excel hoặc chương trình Office khác có thể truy cập.
- Sau khi thực hiện, hãy mở lại chương trình Office (ví dụ: Excel) và truy cập hộp thoại Add-ins (có thể tham khảo cách mở hộp thoại này ở phần trước). Trong hộp thoại, bỏ chọn hoặc chọn lại tên Add-in.
- Khi đó, người dùng sẽ nhận được thông báo rằng tệp Add-in không thể tìm thấy, và một thông báo yêu cầu xác nhận có muốn xóa tệp Add-in này khỏi danh sách hoạt động hay không.
Lưu ý khi không tìm thấy đường dẫn tệp Add-in
- Nếu người dùng không nhớ đường dẫn chứa tệp Add-in, có thể tìm nó bằng cách mở Visual Basic Editor (Hoặc sử dụng phím tắt Alt+F11), sử dụng Ctrl + G để mở Immediate Window.
- Trong phần Project, chọn tên Add-in cần tìm. Dùng dòng lệnh ?ThisWorkbook.Path trong Immediate Window và nhấn Enter để hiển thị đường dẫn chứa tệp Add-in.
Các Add-in không thể thiếu cho Microsoft Office
Grammarly: Công cụ sửa lỗi ngữ pháp
Add-in Grammarly, một trong những tiện ích không thể thiếu trong Microsoft Office, giúp người dùng kiểm tra chính tả và ngữ pháp một cách tự động. Công cụ này cung cấp gợi ý chỉnh sửa thông minh, giúp nâng cao chất lượng văn bản.
Với Grammarly, người dùng có thể yên tâm rằng các tài liệu hay email gửi đi sẽ không chứa lỗi ngôn ngữ. Điều này đảm bảo rằng ý tưởng của người viết được truyền đạt một cách chính xác và chuyên nghiệp.
Việc tích hợp Grammarly làm Add-in trong Microsoft Office mang lại lợi ích to lớn, không chỉ trong việc viết văn bản đúng ngữ pháp mà còn giúp người dùng cải thiện khả năng giao tiếp viết của mình.
Evernote: Ứng dụng ghi chú
Evernote cung cấp một phương thức ghi chú đặc biệt hiệu quả và tiện lợi. Nó cho phép người dùng lưu trữ, tổ chức thông tin, và tạo ghi chú một cách dễ dàng.
Cài đặt Evernote không chỉ làm tăng khả năng tạo ghi chú một cách nhanh chóng, mà còn tạo điều kiện cho việc chia sẻ và cộng tác chỉnh sửa với đồng nghiệp một cách mượt mà.
Đặc biệt, Evernote hỗ trợ đồng bộ hóa thông tin và chỉnh sửa theo thời gian thực, giúp người dùng luôn được cập nhật với những thông tin mới nhất, đồng thời hợp tác hiệu quả với các đồng nghiệp, mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Adobe Sign: Công cụ ký số
Adobe Sign, là một trong các Add-ins trong Microsoft Office, mang lại khả năng ký số tiện lợi cho người dùng. Nó cho phép ký và gửi các tài liệu quan trọng trực tiếp từ các ứng dụng như Word, Excel và PowerPoint.
Người dùng có thể dễ dàng tạo, gửi và theo dõi quá trình ký kết của các tài liệu mọi lúc, mọi nơi. Adobe Sign đem đến giải pháp ký số an toàn và nhanh chóng, hợp lý hóa quy trình làm việc và giúp quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn.
Translator: Công cụ dịch ngôn ngữ
Translator cung cấp khả năng dịch văn bản và từng từ cụ thể trong các ứng dụng Office. Sự tích hợp này giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi ngôn ngữ hoặc hiểu rõ ý nghĩa của nội dung mà không cần phải chuyển sang ứng dụng khác.
Với Translator, việc chuyển ngữ trở nên nhanh chóng và hiệu quả, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận với thông tin bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Công cụ này làm cho việc học và làm việc với ngôn ngữ nước ngoài trở nên đơn giản hơn, mà không cần rời khỏi trang nội dung hiện tại.
Wikipedia: Tra cứu thông tin
Wikipedia khi là một trong những Add-ins trong Microsoft Office đóng vai trò như một công cụ tra cứu thông tin nhanh chóng và tiện lợi. Người dùng có thể dễ dàng truy cập nhanh về kiến thức liên quan đến chủ đề mà họ đang soạn thảo.
Khi người dùng bôi đen một từ hoặc cụm từ trong bài viết của mình, Wikipedia Add-in sẽ tự động đề xuất các bài viết và thông tin liên quan từ cơ sở dữ liệu phong phú của Wikipedia. Điều này giúp người dùng có thêm nguồn thông tin tham khảo ngay tại chỗ, mà không cần phải chuyển qua trình duyệt web.
Lucidchart Diagrams
Lucidchart Diagrams, dưới dạng một trong các Add-ins trong Microsoft Office, cung cấp cho người dùng khả năng tạo và chỉnh sửa sơ đồ, biểu đồ và các loại diagram khác ngay trong các ứng dụng như Word, Excel và PowerPoint.
Sự tích hợp của Lucidchart trong Office giúp người dùng minh họa ý tưởng và dữ liệu của họ một cách trực quan và sinh động hơn so với các biểu đồ có sẵn của bộ ứng dụng.
Nó mở ra cơ hội để thể hiện thông tin phức tạp một cách dễ hiểu và thu hút hơn. Điều này mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cao trong việc minh họa nội dung.
PayPal for Outlook: Giao dịch qua email
PayPal for Outlook mang đến khả năng gửi và nhận thanh toán ngay lập tức trong Outlook. Sự tích hợp này tạo điều kiện cho người dùng thực hiện các giao dịch tài chính một cách thuận tiện và an toàn, ngay từ giao diện email của họ.
Khi sử dụng PayPal for Outlook, người dùng có thể dễ dàng tạo hóa đơn, yêu cầu thanh toán và theo dõi tình trạng của các giao dịch mà không cần phải rời khỏi Outlook.
Điều này giúp quá trình quản lý tài chính và thanh toán trở nên hiệu quả và đơn giản hơn.
Bing Maps: Bản đồ từ Bing
Bing Maps, dưới hình thức một trong những Add-ins trong Microsoft Office, mở ra khả năng chèn các bản đồ và thông tin địa lý vào trong các ứng dụng Office. Công cụ này tăng cường tính trực quan cho các dữ liệu và thông tin liên quan đến địa điểm, định vị và hướng dẫn đường đi.
Người dùng có thể dễ dàng tích hợp các bản đồ vào tài liệu của mình, làm cho việc trình bày vị trí, lộ trình di chuyển và các thông tin địa lý khác trở nên sinh động và dễ hiểu hơn.
Boomerang: Quản lý email
Boomerang, được phát triển bởi Baydin, là một Add-in dành cho Outlook, yêu cầu tài khoản Microsoft 365 hoặc Outlook.com.
Add-in này mang đến cho Outlook nhiều tính năng hữu ích như xác nhận đã đọc, theo dõi lần nhấp, trợ lý viết sử dụng AI và khả năng lên lịch gửi email tại thời điểm mong muốn hoặc vào một ngày cụ thể.
Với Boomerang, người dùng còn có thể gắn thẻ cho email với lời nhắc, giúp họ dễ dàng theo dõi và quản lý các email quan trọng. Ngoài ra, tính năng lên lịch cuộc họp trực tiếp từ email thông qua bảng thời gian nhúng cũng là một công cụ hữu ích, giúp người nhận chọn thời gian phù hợp với họ.
Boomerang còn cung cấp khả năng tạm dừng tất cả các email đến hoặc chỉ nhận email chứa từ khóa cụ thể, từ một miền hay người được chỉ định với gói Pro.
Gói Pro còn bổ sung thêm nhiều tính năng nâng cao khác như phân tích tình cảm, phép lịch sự và tính chủ quan trong trợ lý viết.
DocuSign: Ký điện tử
DocuSign được phát triển bởi công ty cùng tên, là một Add-in dành cho Outlook và Word. Nằm trong những Add-ins của Microsoft Office, tiện ích này đặc biệt hữu ích khi người dùng cần chèn chữ ký số vào hợp đồng hay các loại tài liệu khác được soạn thảo trong Word.
Người dùng có thể dễ dàng đánh dấu các phần trong tài liệu cần nhập thông tin (như địa chỉ, ngày tháng, tên) và xác định nơi cần ký điện tử với dịch vụ của DocuSign, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý về chữ ký điện tử.
Bổ trợ của DocuSign dành cho Word cũng cho phép người dùng ký điện tử trực tiếp trên tài liệu nhận được qua email hoặc gửi tài liệu cần ký cho người khác thông qua email.
Email recovery: Khôi phục email
Phát triển bởi Brad Hughes, Email recovery là một Add-in dành cho Outlook giúp khôi phục các email đã xóa. Nếu người dùng vô tình xóa một email quan trọng trong Outlook và không tìm thấy nó trong thư mục Các mục đã xóa, Email recovery có thể giúp khôi phục những email này.
Email recovery hướng dẫn người dùng thực hiện quy trình khôi phục email theo 3 bước đơn giản:
- Đầu tiên, chọn thư mục chứa các email đã xóa (Các mục có thể khôi phục hoặc Thanh lọc).
- Tiếp theo, hãy tạo một thư mục mới để lưu trữ các email đã xóa mà phần bổ trợ khôi phục.
- Cuối cùng, Email recovery sẽ tìm kiếm trong thư mục đã chọn và cố gắng khôi phục càng nhiều email đã xóa càng tốt vào thư mục mới.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Add-in này không có khả năng khôi phục những email đã bị xóa vĩnh viễn khỏi Outlook. Mục đích chính của Email recovery là giúp thu thập và lưu trữ các email đã xóa gần đây vào một thư mục riêng.
Pexels / Pixabay Images: Thư viện ảnh
Pexels và Pixabay Images là các Add-ins trong Microsoft Office miễn phí, cung cấp quyền truy cập vào thư viện ảnh khổng lồ của cả 2 dịch vụ, cho phép người dùng sử dụng hình ảnh một cách hợp pháp trong bản trình bày PowerPoint hoặc tài liệu Word.
Chúng tích hợp một cách mượt mà vào 2 ứng dụng này dưới dạng thanh công cụ bên cạnh với hộp tìm kiếm. Người dùng có thể nhập từ khóa để tìm kiếm hình ảnh gắn với những mô tả đó.
Pexels cung cấp khả năng tìm kiếm hình ảnh theo màu sắc chính chiếm ưu thế, đồng thời cũng là một công cụ tìm kiếm hình ảnh cơ bản.
Trong khi đó, Pixabay cung cấp nhiều tính năng tìm kiếm linh hoạt hơn, bao gồm khả năng duyệt qua các danh mục hình ảnh khác nhau và tìm kiếm riêng biệt cho hình minh họa hoặc ảnh chụp.
QR4Office: Tạo mã QR
Phát triển bởi Michael A. Zlatkovsky, QR4Office là một Add-in dành cho Excel, PowerPoint và Word. Mã QR ngày nay xuất hiện ở mọi nơi, từ quảng cáo đến sách hướng dẫn.
Add-in miễn phí này giúp tạo mã QR một cách dễ dàng để chèn vào tài liệu Word, trang chiếu PowerPoint, hoặc bảng tính Excel. Khi ai đó quét mã QR này, họ sẽ được chuyển hướng đến trang web người dùng chỉ định.
Trong thanh bên của QR4Office, người dùng chỉ cần dán một liên kết web, và liên kết đó sẽ được chuyển đổi thành mã QR.
Người dùng có thể xem trước và kiểm tra mã QR này bằng cách hướng máy ảnh của điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng vào nó. Có khả năng điều chỉnh màu sắc, màu nền, và kích thước của mã QR.
Sau khi kiểm tra và thực hiện các điều chỉnh cần thiết, mã QR có thể được chèn vào tài liệu, trang trình bày, hoặc bảng tính. Mã QR này có thể được xử lý như bất kỳ hình ảnh nào khác trong tài liệu, bao gồm việc di chuyển hoặc thay đổi kích thước.
QuillBot: Công cụ viết
Được phát triển bởi Keuji Co, QuillBot là một trong những Add-ins trong Microsoft Office dành cho Word, không chỉ gắn cờ, sửa lỗi ngữ pháp và chính tả mà còn cung cấp các tính năng diễn giải và tóm tắt văn bản sáng tạo thông qua công nghệ AI.
Add-in này có khả năng viết lại văn bản của người dùng, làm cho nó sống động và phức tạp hơn, hoặc tạo ra một bản tóm tắt ngắn gọn.
Sau khi cài đặt, hãy chọn văn bản trong tài liệu để viết lại hoặc tóm tắt, sau đó nhấp vào QuillBot trên thanh công cụ Ribbon và chọn nút Khởi chạy QuillBot.
QuillBot sẽ xuất hiện dưới dạng thanh bên bên phải tài liệu. Từ đây, người dùng có thể chọn diễn giải hoặc tóm tắt văn bản đã chọn và xem trước kết quả trước khi chèn vào tài liệu.
Knoema DataFinder: Đổi mới nghiên cứu với AI
Knoema DataFinder, một add-in không thể thiếu cho Microsoft Office, là công cụ nghiên cứu dữ liệu kinh tế xã hội với sự hỗ trợ của AI, mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc.
Thay vì mất thời gian tìm kiếm thông tin qua các báo cáo và tạp chí, công cụ này sẽ quét và xử lý các nội dung mà người dùng nhập vào, sau đó cung cấp thông tin chi tiết liên quan một cách tự động.
Không chỉ dừng lại ở các tính năng nghiên cứu cơ bản, Knoema DataFinder còn có khả năng chèn các biểu đồ và trực quan hóa dữ liệu ngay trong tài liệu Word, làm phong phú nội dung và tăng độ chính xác cho bất kỳ dự án nghiên cứu nào.
